Praktische Abschlussprüfung Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement

Bei der praktischen Abschlussprüfung Büromanagement musst du dein Wissen im Bereich der zuvor festgelegten Wahlqualifikationen, in einem 20-minütigen Fachgespräch unter Beweis stellen. Dafür kannst du dich zwischen der Report-Variante oder der klassischen Variante entscheiden.

Während du bei der Report-Variante im Vorfeld selbst zwei Prüfungsthemen auswählst und dazu einen Report anfertigst, erfährst du die Prüfungsthemen bei der klassischen Variante erst kurz vor der praktischen Prüfung und kannst dich entsprechend nur relativ kurze Zeit auf das Fachgespräch vorbereiten.
Der Report ist kurz gesagt die schriftliche Darstellung der ausgeführten Fachaufgabe und darf maximal 3 Seiten lang sein. Besonders geeignet für die Erstellung eines Reports sind Themen, die etwas komplexer und nicht an einen linearen Ablauf gebunden sind.

Auf dieser Seite haben wir einige hilfreiche Tipps für dich zusammengestellt, die dir dabei helfen, die praktische Abschlussprüfung zur Kauffrau bzw. zum Kaufmann für Büromanagement erfolgreich zu meistern.

Tipps für den Report

Hast du dich für die Report-Variante entschieden, musst du deine Ergebnisse in der praktischen Abschlussprüfung vor dem Prüfungsausschuss präsentieren. Laut IHK zählt für die Note nur das Fachgespräch und nicht der schriftliche Report. Trotzdem ist dein Report der erste Eindruck für die Prüfer. Wenn dein Report schlecht geschrieben oder von Fehlern übersät ist, bildet er keine gute Grundlage für dein Fachgespräch.
Für deine Note in der Abschlussprüfung ist das Fachgespräch am wichtigsten. Daher haben wir hier einige Tipps für dich zusammengestellt, damit dieser Prüfungsteil ganz sicher ein voller Erfolg wird.

Deine Präsentation in der Abschlussprüfung:
„Es kommt auch auf die Verpackung an!“

Natürlich ist es wichtig, was du in der Präsentation erzählst. Aber genauso wichtig ist, wie du es präsentierst. Du würdest auch eher ein Produkt kaufen, das schick verpackt ist, als eines, das schon angestaubt und mit fehlerhafter Verpackung im Regal liegt. Wirkst du unsicher, werden die Prüfer eher an deinem Wissen und deiner Leistung zweifeln, als wenn du selbstbewusst rüberkommst. Klar ist es nicht einfach selbstbewusst zu wirken, wenn du sehr nervös bist. Wie es dir trotzdem gelingen kann, zeigen wir dir hier:

Übung macht den Meister!
Üben heißt nicht, dass Du Deinen Report auswendig runter leiern sollst. Üben heißt, dass Du auch ohne Moderationskarten und andere Hilfsmittel erzählen kannst, worum es in Deinem Report geht.
Dazu gehört, dass Du die Struktur Deines Vortrags im Kopf hast – d.h., dass Du weißt, welches Chart wann kommt und was Inhalt des jeweiligen Charts ist. Mach auch keinen Fall den Fehler, Deine eigenen Charts vorzulesen. Lesen können die Prüfer selber, dafür brauchen sie Dich nicht.
Erzähl frei und in Deinen Worten, was Thema des jeweiligen Charts ist. Wie Du da hin kommst? Da gibt es nur ein Weg: üben, üben, üben. Erzähl Dir Deinen Vortrag morgens unter der Dusche oder abends im Bett, solange, bis er sitzt. Und wenn er sitzt, such Dir Publikum. Freunde, Azubi-Kollegen, Deinen Ausbilder oder Deine Eltern – je mehr desto besser. Denn sich selber etwas zu erzählen ist eine ganz andere Nummer, als das Gleiche vor Publikum zu machen. Und wenn es vor Freunden gut klappt, dass sicher auch in Deiner IHK-Abschlussprüfung.
Bitte Deine Zuhörer auch darum darauf zu achten, ob Laute wie „äh“, „ähm“ oder andere häufig nutzt. Gerade wenn wir unsicher sind, neigen wir zu solchen Lauten. Wir selber merken es nicht – die Zuhörer schon. Und als Zuhörer kann das ziemlich nerven.
Klingt nach viel Aufwand? Ist es auch. Aber dieser Aufwand lohnt sich. Die Note von Deiner Abschlussprüfung wird Dich ein Leben lang begleiten und da wäre es doch doof, es zu vermasseln, nur weil Du keinen Bock hattest Dich gut vorzubereiten.
Weniger ist mehr!
Das gilt für die Menge an Informationen, die Du auf einem Chart schreibst und für das Design, dass Du gestaltest. Achte darauf, dass nie mehr als 7 Informationen auf einem Chart stehen. Fasse die Informationen stichpunktartig zusammen. Lange Texte haben – außer es ist eine Definition oder ein Zitat- auf einem Chart nichts verloren. Die Präsentation soll Deine Aussagen unterstützen aber nicht ersetzen.
Weniger ist mehr gilt auch für das Design! Schlichtes Design ist im Trend der Zeit. Keine wilden Animationen, kein WordArt, keine Soundeffekte und auch nicht fünf unterschiedliche Schriftarten. Halte Deine Präsentation clean. Nutze gut lesbare Schriften, möglichst schwarz oder dunkelgrau auf weißem Hintergrund (Schriften auf farbigen Hintergründen sind immer schlechter zu lesen), setze Grafiken zur Unterstützung Deiner Inhalte ein oder kleine Icons. Nicht mehr und nicht weniger.
Humor ist was Feines, gehört aber nicht in die mündliche IHK Prüfung. Weil Du nie weißt, ob Du den Humor Deiner Prüfer triffst. Wenn nicht, kann das richtig nach hinten los gehen. Wenn Deine Prüfer das Gefühl haben, Du nimmst sie und die Prüfungssituation nicht ernst, ist das keine gute Grundlage für eine entspannte Prüfung.
Sei vorbereitet!
Natürlich weißt Du nicht, was Dich die Prüfer bei der IHK im Anschluss an die Präsentation Deines Reports fragen. Und trotzdem macht es Sinn, sich darüber ein paar Gedanken zu machen. Im Leitfaden zum Report der IHK Frankfurt steht dazu Folgendes: „Es können auch Inhalte geprüft werden, die in einem direkten Zusammenhang mit dem Kernthema zu sehen sind (z.B. Schnittstellen oder vor- und nachgelagerte Prozesse).
Überlegt Dir schon beim Erstellen Deiner Charts, was solche Themen seien könnten, damit Du gut darauf vorbereitet bis. Ein Beispiel gefällig? Du stellst Dein Unternehmen vor und dazu gehört auch die Rechtsform. Ist das zum Beispiel eine GmbH & Co. KG ist eine typische Frage dazu, sich von Dir die Rechtsform genau erklären zu lassen. Oder Du stellst einen Kaufprozess da. Da wäre die Frage nach den Mängeln und den rechtlichen Konsequenzen naheliegend.
Eins solltest Du bei Deinen Antworten immer bedenken. In der Theorie sind die Prüfer bei der IHK wahrscheinlich fitter als Du. Wie die Dinge bei euch im Unternehmen laufen, können sie deutlich schlechter beurteilen. Daher bleibt am besten in der Praxis, zum Beispiel so: „Bei uns im Unternehmen wird mit Mängeln wie folgt umgegangen: …“. Du kannst auch versuchen eine Fährte zu legen und hoffen, dass die Prüfer darauf anspringen. Zum Beispiel in dem Du das Thema „Mangel“ nur kurz anschneidest und dann weiter gehst. Ein Versuch ist es wert.
Hab die Prüfer im Blick!
Das ist wörtlich gemeint. Du bist nervös – das ist total normal und das wissen die Prüfer bei der IHK auch. Sind wir nervös, neigen wir dazu weg zu schauen. Denn die Augen sind der Spiegel unserer Seele. Aber schau nicht weg. Such den Augenkontakt zu Deinen Prüfern. Schau Sie an und noch besser, lächle sie an, so schwer das auch fallen mag. Aber nichts zeug so von Selbstbewusstsein, wie ein klarer offener Blick. Das gibt den Prüfern das Gefühl, dass Du schon weißt, worüber Du redest.
Angst ist nicht unbedingt ein schlechter Begleiter, solange sie nicht die Überhand gewinnt. Angst sorgt dafür, dass Du fokussiert bist. Dinge die Dich ablenken könnten wie Hunger spüren wir mit Angst einfach weniger.
Wenn die Angst in der IHK Prüfung Angst zum Blackout führt, wird es schwierig. Es gibt einen Trick, der klingt zwar komisch, funktioniert aber. Nimm Deine Angst war, begrüße sie und schick sie dann weg. „Hallo Angst, ich verstehe warum Du jetzt kommst und ich nehme Dich auch war. Allerdings passt es gerade ganz schlecht, weil ich mich auf meine IHK Prüfung konzentrieren muss“. Klingt schrill, wirkt aber.
Steh zu deinen Fehlern!
Wie zu Deinen Fehlern stehen. Am besten ist doch keine machen, oder. Klar, dass ist das Optimum. Aber wer schafft das schon. Ehrlichkeit zeugt von Selbstverstrauen und wenn wir ehrlich sagen, dass wir gerade ein Problem haben, treten die wenigsten nach. Wenn Du anfängst rumzustottern, dann ist die Gefahr deutlich größer, dass die Prüfer unangenehm nachfragen. Also besser sagen „Jetzt haben Sie mich auf dem falschen oder Sie haben mich aus dem Konzept gebracht“. Dann sammeln und weiter machen.
Steh ruhig dazu, dass Du nervös bist. Die Prüfer werden eher versuchen Dich zu beruhigen und Dir etwas Gutes zu tun, anstatt nachzutreten.
Bietet man Dir etwas zu Trinken an, nimm es. Selbst wenn Du freiwillig nie Wasser trinken würdest. Gerätst Du mal ins Stocken, kannst Du einen Schluck trinken, nachdenken und dann weitermachen. Alter Trick erfahrener Redner. Aber immer ohne Kohlensäure! Aufstoßen oder Rülpsen kommen nicht so gut in der Prüfung.
Hab die Technik im Griff!
Was so richtig nervös machen kann ist, wenn die Technik nicht so will wie Du. Wenn das Beamer Kabel einen HDMI Anschluss hat und Dein Rechner VGA oder die Batterie vom Präsenter gerade dann leer ist, wenn Du loslegen willst. Deshalb sei vorbereitet. Stellt die IHK den Beamer vor der Prüfung, frag vorher, welchen Anschluss Du brauchst. Nimm Ersatzbatterien mit. Musst Du Deinen Beamer selber mitbringen, mach vorher einen Probelauf ob alles klappt. Lieber zweimal schauen, ob Du alles dabei hast, als einmal zu wenig.
Für den Notfall ist es gut die Präsentation noch auf einem USB Stick dabei zu haben – sicher ist sicher.
Achte auf dein Erscheinungsbild und das deiner Charts!
An dem alten Spruch „Kleider machen Leute“ ist auch heute noch etwas dran. Deine Kleidung sollte dem Anlass einer IHK Abschlussprüfung gerecht werden. Aber trotzdem noch so bequem, dass Du auch im Sitzen ausreichend Luft zum Atmen hast. Also lieber mal Hemd oder Bluse als die wahnsinnig coole Jeans mit dem Löchern. Und die Schuhe nicht vergessen. Die müssen nicht aus Leder sein, aber geputzt und ordentlich.
Und noch ein Tipp für das weibliche Geschlecht. Tiefe Ausschnitte und kurze Röcke haben in einer Prüfung nichts verloren. Mag spießig klingen, ist aber so. Selbst wenn es den Herren gefällt, die anwesenden Damen werden es nicht mögen. Und auch weibliche Prüfer können sehr unangenehme Fragen stellen.
Überprüfe die Rechtschreibung Deiner Charts, bzw. lass noch besser jemand anderen die Rechtschreibung überprüfen. Oft sehen wir unsere eigenen Fehler nicht – die Prüfer aber doch. Und Lehrer und Ausbilder stehen nach wie vor auf eine fehlerfreie Rechtschreibung.

Tipps für die praxisbezogene Fachaufgabe

Du hast dich für die praxisbezogene Fachaufgaben entschieden? Viele unserer Tipps zum Report gelten natürlich auch für dich. Wie beim Report ergeben sich auch bei der Fachaufgabe die Prüfungsinhalte aus deinen beiden Wahlqualifikationen.
Du bekommst am Tag deiner praktischen IHK Abschlussprüfung als erstes ein Thema gestellt, auf das du dich 15 Minuten lang vor Ort vorbereiten kannst. Natürlich haben wir hier auch noch ein paar Tipps, die speziell für die praxisbezogene Fachaufgabe gelten:

Nicht nur denken, sondern schreiben!
Nutze die 15 Minuten, um Dir Gedanken über die Aufgabe zu machen und schreibe auf jeden Fall Deine wichtigsten Erkenntnisse nieder. Welche Fakten fallen Dir zu dem Thema ein, gibt es wichtige rechtliche Rahmenbedingungen, gibt es Definitionen die wichtig sind, wie wird das Thema bei Dir im Unternehmen behandelt. Du darfst all Deine Notizen in der Prüfung nutzen. Du darfst jederzeit auf Deine Notizen schauen und auch Dinge ablesen. Das legt Dir keiner negativ aus. So kannst Du sicher sein, dass Du im Eifer des Gefechts wichtige Dinge nicht vergißt – gerade wenn Du in der Prüfung gestresst wirst.
Redest du, schweigen die anderen!
In der Prüfung kann nur einer reden. Und solange Du redest, können die Prüfer nichts fragen. Natürlich darfst Du nicht rumschwafeln – dann greifen die Prüfer irgendwann ein. Redest Du wenig, werden Dich die Prüfer mehr fragen. Damit steigt die Gefahr, dass die Prüfer eine Frage erwischen, auf die Du keine Antwort kennst. Es gibt für die mündliche IHK Abschlussprüfung eine vorgegebene Zeit. Je mehr Du davon füllst, desto weniger Zeit bleibt um Dich aufs Glatteis zu führen. Natürlich sollst Du keinen Schwank aus Deinem Leben erzählen. Aber packt doch die Fakten einfach in eine berufliche Geschichte, die zum Thema passt. Erzähl etwas aus Deiner beruflichen Praxis und nicht nur die blanke Theorie. Da sind die Prüfer meist fitter und Du auch schneller durch mit dem Erzählen.
Gewinne mit einem Lächeln!
Die IHK Prüfer sind auch nur Menschen. Und Menschen denken zwar sie entscheiden mit dem Kopf, tun sie aber sehr selten. Fast immer leiten uns unsere Emotionen. Und unsere Emotionen lieben nette Menschen. Mach Dir das zu Nutze. Schick schon beim Betreten des Prüfungsraums ein Lächeln in die Runde. Schau dabei jeden der IHK Prüfer kurz an. Schau auch während Deiner mündlichen IHK Abschlussprüfung den Prüfern immer mal wieder in die Augen. Das zeugt von Selbstbewusstsein. Das mag ihnen jetzt ganz komisch vorkommen. Aber bedanken Sie sich am Schluss Ihrer Prüfung (bevor es die Noten gibt), bei Ihren Prüfern für diese Prüfung und das sie sie so fair behandelt haben. Wir Menschen hören gerne ein Lob und das wird – solange sie nicht zu dick auftragen – von den Prüfern sicher positiv wahrgenommen. Wobei Achtung, nicht zu dick auftragen. Wenn die Prüfer das Gefühl haben, sie wollen ihnen nur Honig um den Bart schmieren kann das nach hinten losgehen.
Atmen gegen die Angst!
Du sitzt in dem Raum, schaust auf Dein Prüfungsthema und plötzlich scheint Dein Hirn wie leergefegt zu sein? Das nennt man Black out und es ist leider eine ganz normale Reaktion unseres Gehirns auf Stress.
Da hilft gezieltes Atmen nach dem 5 – 7 – 8 Schema. Du atmest fünf Sekunden einatmen, dann hälst Du 7 Sekunden den Atem an und atmest dann 8 Sekunden ganz langsam und tief aus. So fährst Du das vegetative Nervensystem runter und versorgst Dein Gehirn mit dem nötigen Sauerstoff. Wenn die Kleidung vielleicht ein wenig schicker ist als Ihre Alltagskleidung, so sollten Sie sich darin wohl fühlen und gut atmen können. Wenn ihnen zu enge Kragen oder ein einschnürender Hosen- oder Rockbund die Luft nimmt, so ist das extrem ungünstig. Sind wir nervös, atmen wir schneller, brauchen mehr Sauerstoff und wenn der fehlt, kann es ärgerlich werden.